외국인 직원의 비자 만료일, 아직 엑셀로 확인하시나요?

 

외국인 직원이 입사하면 인사 담당자가 확인해야 할 일이 생깁니다.

외국인등록증과 비자 서류를 확인하고, 필요한 정보를 옮겨 적고, 체류기간을 기록합니다.

해당 비자로 근무할 수 있는 업종인지 살펴보고, 보험 가입과 관련된 정보도 찾아야 합니다.

등록이 끝났다고 업무가 끝나는 것도 아닙니다. 직

원마다 다른 비자 만료일을 계속 확인하고, 관리가 필요한 항목을 챙겨야 합니다.

 

서류는 폴더에, 직원 정보는 엑셀에, 만료일은 달력에.

담당자가 이 정보를 계속 연결하고 있다면 관리 방식부터 바꿔볼 필요가 있습니다.

 

노바링크가 개발한 **외국인 인력 통합 관리 시스템 ‘비자비스’**는 이렇게 나뉘어 있는 업무를 하나의 웹 플랫폼으로 연결한 프로젝트입니다.

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정보를 등록하는 일보다, 계속 챙기는 일이 더 어렵습니다

외국인 인력 관리에는 성격이 다른 업무가 함께 있습니다.

서류에 있는 정보를 정확히 입력하는 업무, 날짜에 맞춰 확인해야 하는 업무,

근로자의 상황에 따라 관련 제도를 찾아보는 업무입니다.

 

각각은 처리할 수 있어도 관리할 인원이 늘어나면 담당자가 확인해야 할 항목도 함께 늘어납니다.

정보를 잘 정리해두는 것만으로는 충분하지 않습니다.

누구의 어떤 항목을 언제 다시 확인해야 하는지까지 관리할 수 있어야 합니다.

 

비자비스는 이 흐름을 중심으로 설계했습니다.

서류에서 정보를 읽어 등록하고, 등록된 정보를 바탕으로 비자와 체류기간을 관리하며,

필요한 행정 정보를 같은 시스템에서 확인하도록 구성했습니다.

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서류를 보고 다시 입력하는 일부터 줄였습니다

첫 번째는 근로자 정보를 등록하는 과정입니다.

외국인등록증과 비자 서류를 보면서 정보를 하나씩 옮겨 적는 방식은 반복 작업이 많습니다.

서류를 확인하는 화면과 정보를 입력하는 화면을 오가야 하는 번거로움도 있습니다.

 

비자비스에는 OCR 기반 서류 인식 기능을 적용했습니다.

 

외국인등록증과 비자 서류에서 주요 정보를 추출해 입력에 활용할 수 있도록 구성했습니다.

담당자가 서류 내용을 처음부터 모두 타이핑해야 하는 부담을 줄이는 방식입니다.

 

여기서 중요한 것은 문서 인식 기능이 이후 업무로 이어진다는 점입니다.

서류에서 읽은 정보를 근로자 관리에 활용할 수 있어야 등록 과정의 자동화가 실제 업무 개선으로 연결됩니다.

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만료일을 저장하는 것과, 놓치지 않도록 관리하는 것은 다릅니다

엑셀에 만료일을 적어두더라도 담당자가 다시 열어보지 않으면 다가오는 일정을 알아채기 어렵습니다.

직원마다 날짜가 다르면 확인해야 할 시점도 달라집니다.

다른 인사 업무를 처리하는 동안에도 이 일정은 계속 다가옵니다.

 

비자비스는 근로자별 비자와 체류기간을 관리하고, 만료 예정 등 확인이 필요한 항목을 알림으로 안내하도록 구성했습니다.

담당자가 날짜를 하나씩 찾아보는 부담을 줄이고, 관리가 필요한 대상을 확인할 수 있도록 한 것입니다.

 

정보를 보관하는 기능에 더해, 다음에 해야 할 일을 파악할 수 있는 구조가 필요했습니다.

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직원 정보를 보다가, 행정 정보를 찾으러 나가지 않도록

외국인 고용 관리에서는 근로자의 기본 정보만으로 업무를 처리하기 어렵습니다.

비자 코드에 따른 취업 가능 업종을 살펴봐야 하고,

근로자 상황에 맞는 보험 가입 관련 정보나 행정 서식을 확인해야 할 때도 있습니다.

 

이때마다 서로 다른 자료를 찾아다니면 업무의 흐름이 끊깁니다.

직원 정보를 확인하다가 관련 제도를 검색하고, 필요한 서식을 다시 찾게 됩니다.

비자비스에는 이러한 확인 업무를 지원하는 기능을 함께 구성했습니다.

 

1) 비자 코드별 취업 가능 업종 및 4대 보험 확인

비자 코드에 따른 근무 가능 범위를 살펴볼 수 있도록 했습니다.

근로자 상황에 따른 가입 관련 정보를 확인할 수 있도록 구성했습니다.

 

 

2) 만료일 임박 알림

근로자별 비자·체류기간 만료일이 가까워지면 알림으로 안내합니다. 담당자가 확인이 필요한 대상을 파악하고, 기한 내 필요한 후속 업무를 준비할 수 있도록 했습니다.

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기능을 모으는 것보다, 업무를 연결하는 것이 중요했습니다

 

각 기능의 이름만 보면 별도의 도구로도 처리할 수 있을 것처럼 보입니다.

하지만 도구가 나뉘어 있으면 그 사이에서 정보를 옮기고 확인하는 일은 다시 담당자의 몫이 됩니다.

 

이번 프로젝트에서는 등록 → 관리 → 확인이 하나의 흐름으로 이어지도록 하는 데 초점을 맞췄습니다.

서류에서 추출한 정보를 등록하고, 근로자별 비자와 체류기간을 관리하고,

확인이 필요한 항목을 안내받고, 관련 행정 정보를 찾아보는 과정입니다.

 

AI와 자동화 기능을 어디에 넣을지도 이 업무 흐름을 기준으로 정했습니다.

반복 입력에는 문서 인식을 적용하고, 일정 확인에는 만료일 관리와 알림을 연결했습니다.

실제 담당자가 반복하는 일을 구체적으로 나눠야 필요한 개발 범위도 분명해집니다.

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우리 회사도 엑셀과 서류 사이에서 같은 일을 반복하고 있나요?

직원이나 고객 정보를 여러 파일에 나눠 관리하고 있나요?

서류 내용을 시스템에 다시 입력하거나, 담당자가 날짜를 기억해 후속 업무를 챙기고 있나요?

그렇다면 지금 사용 중인 엑셀과 서류가 새로운 시스템을 기획하는 출발점이 될 수 있습니다.

 

처음부터 기능 목록이나 화면 설계를 준비하실 필요는 없습니다.

어떤 정보를 관리하고, 어떤 작업을 반복하며, 어디에서 누락이 생기는지 알려주세요.

 

노바링크는 현재 업무 과정을 바탕으로 자동화할 부분과 직접 확인할 부분을 정리하고, 필요한 관리 기능을 설계합니다.

OCR을 활용한 문서 입력부터 일정 알림, 정보 조회, 통합 관리 화면까지 실제 운영에 맞춰 기획·디자인·개발합니다.

 

반복 입력과 확인 업무를 줄일 관리 시스템이 필요하다면, 노바링크에 개발을 문의해주세요.

현재 사용하는 자료와 업무 방식을 바탕으로 필요한 기능과 제작 범위부터 함께 정리하겠습니다.

 

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